برخی از افراد اعتقاد دارند استانداردها (ISO) تافته جدا بافته اند و نه تنها هیچ تاثیری در زندگی نمی گذارند بلکه موجب افزایش حجم کارها و کندی روند فعالیتهای عادی می شوند ولی در باطن به آن عمل میکنند و در زندگی از آن بهره می گیرند بعنوان مثال در رایانه شخصی ، اسباب و اثاثیه منزل ، وسایل محل کار ، ابزار و تجهیزات مثل جعبه ابزار ، مدارک و اسناد و …
بعنوان مثال آیا واقعاً تمام فایلها را بدون نظم و ترتیب بروی صفحه کامپیوتر (DESKTOP) ذخیره می سازید و بدون کد و اسم مشخصه …
البته که نه با تفکیک فایلها و قرار دادن هر کدام در پوشه مخصوص و با تعیین کد یا اسم اختصاصی فایل را در درایو جداگانه ذخیره می کنید و هر چند مدت به منظور افزایش سرعت و پاکسازی اقدام به CLEANUP و DEFRAGMENT می کنید این کار موجب تمیز شدن فایلها و بالا بردن سرعت رایانه می شود.
همچنین مصداق آن در لوازم منزل ، ابزارآلات ، مدارک و …
این اقدامات موجب افزایش رضایت ، افزایش طول عمر وسایل ، جذابیت محیط کار و زندگی ، جلوگیری از اشتباه ، کاهش زمان انجام کارها ، کاهش خستگی ، دسترسی سریع و آسان و … و در نهایت ایجاد نظم فراگیر را موجب می شود.
حال با بررسی جزئی متوجه می شویم که این نظم و ترتیب و رضایتمندی حاصل استقرار یک سیستم است که نوعی از استاندارد می باشد .
در بین سیستمها و روشها ، سیستمهایی وجود دارند که مانند خود استانداردها حالتی فراگیر و عمومی دارند و در هرجایی قابلیت پیاده سازی دارند ، ازجمله این سیستمها S۵ می باشد که بعلت گستردگی مفهوم ، با بیشتر استانداردها مطابقت دارد.
اهمیت S۵ را به روشنی در بندهای استاندارد ISO۹۰۰۱:۲۰۰۰ میتوان مشاهده کرد. از این سیستم ژاپنی ها بعد از جنگ جهانی دوم استفاده کرده اند و تا کنون در عرصه رقابت موفق بوده اند.
فرهنگ سازی یک عادت درست می تواند منجربه رضایتمندی خود شما و طرفهای ذینع گردد ، بطوریکه حداقل مزیتی که برای شما دارد ” رضایت مشتری ” است.
S۵ ارتباط تنگاتنگی با بندهای استاندارد ISO۹۰۰۱:۲۰۰۰ دارد که از ذکر آنها در اینجا صرفه نظر می شود
S۵ را همه در زندگی تجربه نموده ایم ولی تاکنون نمی دانستیم کارهایی که انجام می دهیم همان موارد ذکر شده درS ۵ است.
اگر کسی منکر چنین کارهایی شود بدون شک وی شخصی تنبل و بی نظم است.
ابتدا با مفاهیم S۵ آشنا می شویم و سپس نقش آن را در زندگی مورد بررسی جزئی قرار می دهیم.
S۵ ———————————
تعریف : فنی است که به منظور برقراری و حفظ فضای کیفیتی در یک سازمان به کار گرفته می شود.
۱- تفکیک : جدا کردن اقلام، اوراق، اطلاعات ضروری از غیر ضروری
۲- ترتیب : مرتب کردن اقلام، اوراق، اطلاعات و تعیین جای مناسب جهت دسترسی سریع و آسان
۳- تمیزی : حذف یا کنترل آلایندها
۴- تداوم : استمرار در سه مرحله قبل و حفظ آن
۵- تعلیم : آموزش و انتقال کاربردی و ابلاغ S۵
اهداف S۵ :
۱- برقراری ایمنی
۲- رسیدن به کارایی
۳- حذف ضایعات
۴- کاهش خرابی تجهیزات
۵- افزایش بهره وری
۶- ارتقاء روحیه کارکنان
۷- عادت درست و ترویج آن
۸- جلب رضایت مشتری
مزایای پیاده سازی S۵ :
قضاوت با خود شما البته پس از انجام و استقرار سیستم
S۱ (تفکیک و تعمیر) :
هدف :
تعیین معیارهایی برای حذف غیرضروری ها
به کارگیری مدیریت اولویتها
حذف علل آلودگی
مفهوم: تاکنون تئوریهای گوناگونی برای چگونگی تفکیک و ساماندهی امور عنوان شده ولی اولین قدم در تمامی این تئوریها طبقه بندی اشیاء ، کارها و دسته بندی آنها براساس میزان اهمیت است. در واقع با استفاده از نمودار پارتو و فهرست اقلام، ساماندهی و تعیین میزان اهمیت اشیاء و کارها صورت می گیرد که همان مدیریت اولویتها است. در خصوص تاسیسات و اماکن در S۱ با رفع نواقص و کاستی ها اقدام به تعمیر و رفع معایب می نمائیم.
شما در محل کار و یا منزل آیا تمام مدارک و وسایل ضروری و غیر ضروری را بدون نظم و ترتیب نگهداری می کنید
ابتدا وسایل و مدارک مورد نیاز را از غیر ضروری ها جدا میکنید ، همچنین در غیر ضروری ها مواردی یافت میشوند که کاملاً زائد بوده ،آنها را بی درنگ دور بریزید.
همچنین مواردی که نیاز به تعمیر دارد حتماً آنها را تعمیر کنید.
S۲ (ترتیب و تنظیم)
هدف :
نظم و ترتیب در در محل
سرعت دسترسی به اشیاء و اسناد
کاهش اشتباهات
مفهوم : استفاده از مدیریت کارکردی و حذف جستجو است هنگامی که هر چیز در جای مناسب و مشخص قرار داشته باشد ، محل کار همواره منظم و مرتب خواهد بود.
پس از تفکیک و طبقه بندی اقلام آنها را در جای مناسب قرار دهید مثلاً قفسه یا درایو جداگانه و به آنها اسم یا کد غیر تکراری دهید که شناسایی و ردیابی آنها راحتتر صورت پذیرد و سعی شود موارد هم خانواده را در یک گروه دسته بندی نمائید.
این همان سیستم بایگانی می باشد که تهیه فهرست اقلام در دسته بندیهای متفاوت و مکان قرار گرفتن هر یک مشخص می گردد.
S۳ (تمیزی)
هدف:
شناسایی مشکلات جزئی از طریق بازبینی
کاهش خرابی ماشین آلات
جلوگیری از بیماری
مفهوم : برخی از لوازم، تجهیزات و مکانها لزوماً باید بسیار پاکیزه و عاری از هر نوع آلودگی نگهداری شوند بنابراین لازم است که آنها را دقیقاً شناسایی نمایند. پاکیزه سازی مستلزم بازبینی و بعبارت دیگر پاکیزگی همان بازبینی است.
حال نوبت به تمیز کردن محل کار یا منزل می رسد آنجا را عاری از هرگونه آلودگی میکنیم.
S۴ (تداوم و ایمنی)
هدف :
جلوگیری از اعمال سلیقه و چند باره کاری
افزایش جذابیت محیط کار
ایجاد یک الگوی کاری
ایمن شدن محیط کار و کاهش حوادث و بیماریهای کاری
تکرار درست انجام کار درست
مفهوم : استفاده از مدیریت دیداری بنحوی که با استفاده از نوآوری و مدیریت دیداری شرایط و اوضاع محیط کار را می توان در کنترل داشت و همواره با سرعت و دقت عمل نمائید.
تکرار سه مورد قبل منجر به تهیه یک دستورالعمل می گردد که حاصل تلاش و تجربه خود شخص شماست و پس از استفاده از اقلام- اسناد آنها را به جای اول باز می گردانیم البته با روش صحیح که موجب حفظ ایمنی وسایل و خود شما گردد.
S۵ (تعلیم و انظباط)
هدف : مشارکت کامل در ایجاد عادات صحیح
جلب نظر مشتریان
زمینه سازی فرهنگ خود انظباطی
مفهوم : از طریق آموزش باید شیوه های درست و کارهای لازم را به افراد آموخت و بگونه ای سعی شود که انجام کارهای درست برای افراد بصورت یک عادت تلقی گردد ، این عادت از طریق وضع مقررات و پیروی از آنها صورت می گیرد.
این روند را به دیگران نیز آموزش دهید و آنها را در مشارکت تشویق کنید تا زمینه فرهنگ خود انظباطی فراهم گردد از این طریق شما و افراد ذینع احساس رضایت و خشنودی می کنید.
پس از آشنایی مختصر با سیستم S۵ ، حال زمینه یک استاندارد کامل و بین المللی با عنوان ۹۰۰۱:۲۰۰۰ISO فراهم می گردد.
در بدو امر لازم نیست کار زیادی انجام دهید تنها کارهایی را که انجام می دهید اینست که مستند کنید یعنی فعالیتها را در جایی ثبت کنید و پس از مدتی آنها را با هم مقایسه کنید یک الگو و یک معیار شناسایی می شود که بنظر شما ایده آل می باشد این یک معیار اندازه گیری است حال معیار را با سوابق مقایسه کنید چه نتیجه ای می گیرید آن را مورد تحلیل قرار دهید
بر اساس نتایج بدست آمده در قدم بعدی بخواهید بهبود حاصل شود باید اقداماتی انجام دهید ، هدفگذاری کنید S۵ را تکرار کنید و نتایج را ثبت کنید اگر مشکلی پیش آمد اقدام به رفع آن کنید.
منابع موجود را بررسی کنید شاید چیزی کم باشد روش کار را مرور کنید شاید اشتباهی رخ داده همگی را در فرمی وارد کنید (فرم اقدام اصلاحی و پیشگیرانه) غلط یا درست همه را مستند کنید و جلسه ای را تشکیل دهید و آن را مطرح نمائید از دیگران هم نظر بخواهید و راه حل های پیشنهادی را یادداشت نمائید از بین آنها بهترین راه و در برخی مواقع ترکیبی از آنها را برگزینید (بازنگری مدیریت)
سعی شود تصمیم سازی شود برخی از این تصمیمات منجربه تعیین اهداف می گردند آنقدر این چرخه را ادامه دهید که به نقطه بهینه برسید که دیگر جایی برای پیشرفت ندارید در این شرایط شما به حداکثر سودهی رسیده این یا به حداقل هزینه و وقت
اگر در چنین شرایطی شما با مشتری در تعامل باشید بطور یقین مشتریان و ذینفعان شما از کار شما رضایت دارند
چرخه دمینگ با این قضیه بی ارتباط نیست
بدون شک سازمانی موفق است که از امکانات موجود و اهرمهایی که در اختیار دارد به نحو مطلوب استفاده کند و آنها را مدیریت نماید.
مدیریت سیستم همان کنترل تعامل بین فرایندها و قسمتهای مختلف سازمان است که خروجی یک فرایند ورودی فرایند دیگر است با در نظر گرفتن چند شاخص برای هر فرایند و اندازه گیری آنها در فواصل زمانی مشخص ، گلوگاهها شناسایی می شوند و براحتی می توان مشکل را شناسایی و آن را رفع نمود
